Tidsstyring og stress 2017-08-21T23:25:11+00:00

TIDSSTYRING OG STRESS


PLANLEGG – STOL PÅ PLANEN.
TRO PÅ DET DU GJØR – GJØR BARE DET DU TROR PÅ.

ENTEN STYRER DU TIDEN ELLER TIDEN STYRER DEG.

Følt deg stresset på jobb?

Seks av ti ledere føler stress på jobben ofte eller hele tiden i følge ny norsk forskning. Færre enn fem prosent sier de sjelden eller aldri opplever tidspress i jobben*.

Tidsstyring eller mangelen av tidsstyring kan skape store følger. De fleste ledere føler at når de mister oversikten, føler de seg også stresset. Da har de også mistet kontrollen over situasjonen og tilværelsen blir usikker med usikre følger.

Stress og Tidsstyring for ledere:

Stress må ikke blandes med en velværefølelsen som oppstår når du mestrer en stor arbeidsmengde. Stress kommer først når du får en følelse av at du har overveldende mye å gjøre, har mistet kontrollen og har helt klart en følelse av å ha mer å gjøre enn du makter.

Mye å gjøre er ofte en positiv travel tilstand og vedkommende ønsker sjelden å gjøre noe med det. Det er en  tilstand med høy selvtillit og selvfølelse, høy effektivitet, arbeidsglede og mestring. Tidsstyringen fungerer og mye blir gjort. Målsettingene oppnås i stor grad, arbeidsgled er høy og sykefraværet lavt også hos medarbeidere!

tidsstyring

JOBB PROAKTIVT OG FOR Å UNNGÅ BRANNSLOKKING

Det aller beste er å jobbe proaktivt– planlegge dagen din så bra at du har tid for uforutsette ting som kommer til å skje uansett. Du skal kun planlegge 60-70% av dagen din. Resten planlegger du å ta uforventede utfordringer, løse konflikter, jobbe proaktivt med din fremtid og med dine medarbeidere.

Når vi blir stresset, er det fordi vi har enten for mye å gjøre og/eller følelsen av å ikke strekke til, vi kaver uten tidsstyring, er lite effektive og mestringsfølelsen er lav. Når vi er stresset, kan også tidligere lystbetonte oppgaver, føles angsttrengende.

Ved stress vil både fysiske og mentale tegn være ubehagelige. Varer de over lengre tid, kan være alvorlig trussel for helsen vår. Mer enn seks av ti norske ledere (61,8 prosent) opplever tidspress og høy arbeidsbelastning ofte eller hele tiden. Færre enn fem prosent sier de sjelden eller aldri opplever tidspress i jobben.

Ny forskning viser at de som opplever seg stresset har 50% større sjanse til å få hjerteinfakt. Les artikkelendra Dagladet her

Selve arbeidsmengden er ikke avgjørende men hvor stresset du opplever situasjonen. Stress oppleves som overveldende, tap av kontroll uten tidsstyring.

I gjennomsnitt blir vi avbrutt 60 ganger hver dag. Etter avbrudd fortsetter kun 60% jobben vi holdte på med før avbrytelsen i følge Joseph McCormack, forfatteren av boken BRIEF i Fast Company.  I følge ham sjekker vi mobilen 150 ganger og mottar 304 eposter hver uke. Da er det forståelig at vi føler at det er lett å miste kontrollen om du ikke har tidsstyringen på plass.

Men likevel, om du, som de fleste andre av oss- havner i uføre av og til, er oppskriften for førstehjelp enkel ( og slitsom).

Nødhjelp og brannslokking for tidsstyring:

Basisbehovene for alle er nødvendige: nok søvn, nok riktig mat, nok veske. Om du jobber proaktivt passer du på søvnmengden fremfor å jobbe for lenge om kvelden. Du spiser næringsrik mat- fastfood får deg mett men forer ikke hjernen din for å yte optimalt. Du drikker nok veske og husker at alkohol er vanndrivende. Om du slurver med disse viktige, grunnleggende gjøremålene, vil du måtte betale for de i form av mer tid på grunn av manglende fokus.

– Tenk positivt. Finn det som er løsningen i situasjonen og ikke stirr ned i problemene. De får deg bare dypere inn i flere problemer. Du er nødt til å tenke ennerledes enn måten du tenkte da du mistet tidsstyringen. Stopp opp!

– Skaff oversikten over alle gjøremålene: både store gjøremål og små gjøremål innen en viss tidsramme. Tidsstyringen innbefatter både svigermors gebursdag, sønnens fotballtrening, salgsmøtene og forretningsreisene. Bare det at du får alle disse ned på papiret, mobilen, pc eller mac har en magisk virkning. Du har startet tidsstyringen. Du vil føle deg bedre og roligere selv om du ikke har gjort noe med selve oppgavene.

– Prioriter gjøremålene. Finn ut hva som egentlig er viktig for hvem. Bruk gjerne Eisenhower betoden om «viktig- ikke viktig-haster-haster ikke». Mye av det som tilsynelatende haster, er ikke viktig for deg. Det er kanskje viktig for noen andre. Nå skal du få din egen agenda normalisert før du tar for mye hensyn til andre (unntak finnes naturligvis). 

– Vær streng med eposten, steng lyden på meldingene og sosiale medier. I denne fasen bør du bare svare de mailene som er viktige for deg og sortere andre i egne mapper eller vent med det til situasjonen er blitt bedre og du har tid til å lære effektive metoder å håndtere epost.

Jobb uavbrutt og uten avbrytelser i korte økter. Avtal på forhånd hvem kan forstyrre deg.

– Legg alt i kalenderen. Husk også private gjøremål da mangelen på tidsstyring på familiens tid, kan skape masse stress og ubehag, og få store følger.

– Sett tidsfrister. Bestem på forhånd hvor lenge du skal holde på med hver oppgave og hold den. Finn ut hva er godt nok. Noe må være perfekt gjor, andre ting kan gjøres godt nok. Å være perfeksjonist kan være en stor tidstyv og er ofte unødvendig.

 – Deleger. Bruk kunnskapen til dine medarbeidere. Å be om hjelp og vise tillitt, er den beste metoden å skape fruktbare, flotte relasjoner som også øker effektiviteteten senere.

– Blokker tid. Ta viktige oppgaver i «blokker»  og gi beskjed at du ikke ønsker å bli forstyrret. Avklar på forhånd hvem kan forstyrre deg om nødvendig. Full fokus skaper effektivitet. Dessto mer kompliserte oppgavene er, dessto lengre tid tar det å komme seg til samme nivå etter en forstyrrelse. Derfor er multitasking lite effektivt ved lederoppgaver. 

– Om nødvendig og mulig, ta et skikkelig skippertak et par dager. Din egen mestringsfølelse vil vokse betraktelig når du kan vise effektiv stressmestring og skikkelig tidsstyring med merkbare resultater hurtig. Husk å reservere tid til planlegging for å kunne styre proaktivt i fremtiden og du slipper å komme i samme situasjonen igjen. I en normalsituasjon planlegger du kun 60-70% av arbeidstiden din og følger andre teknikker.

  • Disse er rådene for å komme ovenpå når tidsstyringen har skjært seg og er for brannslokking å regne.
  • Om du ønsker å lære å jobbe proaktivt – planlegge så bra at du slipper stress og kaos- ta kontakt med oss i Today AS. Vi kan tidsstyring.

Du kan velge mellom en halv- eller en heldags workshop med tidsstyring.

«Hardwere- teknkker:»

Da lærer du mange forskjellige, effektive teknikker for tidsstyring som Eisenhower, pomodoro,estimering, prioritering, hvor mye somler du og sløser bort tid-og hvorfor, og vi tar frem hvor viktig målsettingen og bedriftens verdier er for tidsstyring og mange andre effektive metoder, teknikker og tips. Disse kaller vi for «hardwere».

«Software- teknikker»

Vi glemmer selvfølgelig heller ikke mental trening i denne viktige segmenten. Vårt tankesett er styrende også ved tidsstyring og følelsene har lett å ta over når vi slurver med tidsstyringen. Disse teknikkene vi lærer her kaller vi for «software».

Du trenger begge delene for å jobbe optimalt. 

Fokus: Når du lar ditt fokus drive av sted til et sted annet sted med et helt annet fokus enn hvor det burde være i forhold til din målsetting, prioriteringer og organisajonen, somler du bort tid…

Et av de hyggelige metodene for å unngå tidsspress og få bedre tidsstyring i hverdagen er å ha et godt forhold til kolleger som kan hjelpe til når du trenger det. Derfor er det viktig at du øker medarbeidernes kompetanse

Det som er mest stressende, er uforutsigbarhet i bedrifter og mange endringer på kort tid.. Det som gjør at ledere minst grad opplever stress er forutsigbar hverdag med god planlegging og oversikt. Følelsen av gode relasjoner til medarbeiderne, samt positive ansatte som viser tillit til ledelse, gir mestringsfølelse til lederen og dermed minsker stresset.

Tidsstyring for lederen er ofte enda mer viktig enn det er for andre i bedriften selv om en workshop kan gjerne kjøres for hele eller deler av bedriften samlet. Lederen kan også få tilleggscoaching/ledercoaching om ønskelig.

En leder som jobber hovedsakelig alene, har ekstra stort behov for lederopplæring da den naturlige synergien og støtte-effekten fra et team er fraværende. Selvledelse er ledelse på en utfordrende nivå og trenger oppfriskning gjerne oftere enn ledere med team rundt seg.

Vårt mål med tidsstyring for lederen og bedrften, er å få mer tid til å jobbe med det som får bedriften til vokse, bli mer effektive, evaluere for å lære, starte nye prosjekter.

Få tid til å (g)lede og det som er GØY.

Lær deg å si nei til folk som tapper din energi og likevel ikke tilfører til noe som tar deg nærmere målet ditt. Dette gir deg mer glede og du kan bruke tid på å jobbe MED sin bedrift ( gjøre den mer effektiv, evalueringer, starte nye prosjekter etc) i motsetning til å jobb I DEN ( tjener penger for at alt gåt rundt).

*Handelshøyskolen BI har analysert svar fra mer enn 2900 norske ledere. Les hele artikkelen her

tidsstyring på jobb

Gratis ledertips rett på din mobil:

Ønsker du å motta motiverende ledertips 10 dager på rad direkte på din telefon? GRATIS selvfølgelig :-)

Ditt navn (obligatorisk)

E-post (obligatorisk)

Telefon (obligatorisk)