• Stress og resultater

Hva er det som får oss til å stresse noen dager mer enn andre? Hva er den avgjørende tilstanden for tidsstyring? Hva er det ultimate følelse på jobb?

Alle er opptatt av resultater på jobb. Noen har langsiktige målsettinger og noen veldig korte, de fleste har både og. Men resultater skal vi alle ha.

Når ting hoper seg opp og vi mister oversikten og kontrollen, oppstår følelsen av stress: Vi kan sammenligne oss med en mus i den evige tredemølla. Vi startet optimistisk med dagens agenda på pc, mac eller på papir foran oss.

MÅ BARE sjekke eposten først….SKAL BARE… MÅ TA en telefon først…. og plutselig har du mistet styringen over tiden din. Tilfeldige gjøremål har tatt over og du jobber hele tiden og er travelt opptatt med noe som du egentlig ikke vet hvordan og hvorfor havnet som oppgave hos deg.

Ved arbeidsdagens slutt, lager du en ny agenda for imorgen. Du skal jo selvfølgelig overføre de av dagens oppgaver du ikke fikk unnagjort, på morgendagens agenda.

HJELP:  Du fikk ikke utrettet noe fra dagens agenda selv om du jobbet hele dagen. Morgendagen er fullt av mange nye gjøremål + hele listen fra idag! Kjenner du igjen følelsen?

Alt mulig kom i veien og når du tenker på det, er du ikke helt sikker på hva som tok så mye av din tid. Møter, telefoner, eposter og kundehenvendelser og mange små og utforutsatte ting. Resultatene er ganske magre og du føler stresset komme snikende. Noen føler det som en lammelse, noen som en økende smerte i hodet eller noe annet sted i kroppen, noen får en rastløs følelse eller kanskje du føler helt noe annet ubehagelig.

Ofte er dette en overreaksjon og om du tar de nødvendige tiltak med tidsstyring, vil du oppdage at oftest vil du fikse dette likevel, bare du bruker dine evner og riktig struktur til å planlegge tiden din. I tillegg er den gode nyheten at evner kan utvides og struktur er lett å lære.

De fleste dyktige ledertrenere som Brian Mayne, Brian Tracy, Anthony Robbins og vår norske Erik Bertrand Larssen, er enige i en ting i denne strategien: Stopp opp! Metodene videre varierer litt, men her er vår oppskrift som vi kjører som en del av  ledertreningen og mange ledere har prøvd og funnet nyttig.

7-Trinns Ta kontroll over agenda og få ting gjort unna – oppskrift:

1) Stopp fysisk og mentalt opp med alt du holder på med!

Stopp helt opp! Uansett hva du holder på med. Dette vil koste deg litt tid akkurat nå, men du får den mangedobbelt igjen senere.

2) Kartlegg situasjonen din.

Ta et overblikk over totalsituasjonen.

3) Lag lister over kortsiktige og langsiktige gjøremål.

Dette tar bare noen minutter og vil spare deg mye tid og engstelse)

4) Estimer tiden du bruker på hvert gjøremål.

Del opp i mindre biter om nødvendig. Da er det meste lettere å håndtere.

5) Vurder viktigheten av hvert gjøremål .

Bruk viktig / ikke viktig, haster / haster ikke -skjemaet for å lette vurderingen.

6) Legg alt i kalenderen.

Alt sammen skal inn. Smått og stort. Jobb og privat. Bursdagsgave til tante og fotballtreningen til sønnen. Glem ikke styremøtet, selgersamlinger eller felles, interne oppdateringsmøter. Alt på todo-listeni dag, i morgen, nærmeste og fjernere fremtid skal inn! Todo-listen skal bli tom og kastes /delete.

7) Lag plass også for planleggingen i fremtiden. (fremtidig planlegging har egen tidsramme, ellers blir denne planleggingstiden en stressfaktor-ha den på plass i kalenderen) Jobb overtid en kort periode om nødvendig for å komme ajour.

Disse enkle trinn er lett å lære. Når du først kan dette,

vil du styre kalenderen og kalenderen og stresset kan ikke styre deg.

Bare det faktum, at du har fått gjort dette –  at alt er i kalenderen, vil du føle en fantastisk sinnsro, selv om du ikke har gjort noe med selve gjøremålene enda. Plan og struktur gir deg en sikkerhet og får deg til å føle deg mye bedre. Du er ovenpå igjen. Du har kontroll. Du vet hva du skal gjøre og når du skal gjøre det.

Mestring allerede! Dette er en herlig mestringsfølelse og livet ser lyst ut igjen!

Men hva når jeg har laget denne planen og noen forstyrrende telefoner, selgere, møter etc dukker opp. Hva gjør jeg da? -Da tar du en lynrask vurdering av situasjon på følgende måte:

-Du har en situasjon A (se det gjerne for deg i tankene som en fysisk «ting») som du holder på med nå. Plasser det i den i din venstre hand.

Ta situasjon B som har dukket opp, i din høyre hand som en «ting».

Hold disse «tingene» foran deg og velg lynraskt det som er viktigst akkurat i dette øyeblikket. Stol på at du gjør en riktig avgjørelse. Dette klarer du.

Den avgjørende og viktige detaljen som utgjør forskjellen i hverdagen er følgende:

Om det er situasjon B som er viktigst akkurat nå (og her nøkkelen til bra tidsstyring!), velger du den og tar situasjon A og legger den direkte i kalenderen til et tidspunkt som passer, eller du legger den tilbake på todo-listen. Dette er nøkkelen: Du legger ikke situasjon A bare til side og skal fortsette med det «siden»! Dette er det kritiske punktet til de fleste. Ved å følge de gamle teknikkene som førte deg til stresset- la du tingen A, snart B, også C til side for å jobbe med de senere…. de går i glemmeboken og havner før eller senere i den kritiske kategorien Viktig og Haster. Og du har startet en ny stressperiode eller forsterket den gamle.

Den riktige måten tar deg bare noen sekunder ekstra og lar deg beholde kontrollen og oversikten. Dette er regel nr 1 i stressmestring på jobb. For at du kunne lære effektiv tidsstyring med alle disse nevnte teknikkene lettest, har vi laget et eget kurs for det.

Stress må ikke blandes med en velværefølelse som oppstår når du mestrer en stor arbeidsmengde. Stress kommer først når du får en følelse av at du har overveldende mye å gjøre og helt klart mer enn du makter. Har du mye å gjøre men har en overbevisning og en bra tidsstyring for å klare det, får du bare ekstra energi og en mestringsfølelse som er en virkelig belønning for innsatsen.

Men hva kan du gjøre med de følelsene som svirrer i hode hele dagen? Du skal kun fokusere på de følelsene som er fruktbare og gir energi og får ting unna.

Fokuser på den gode følelsen som du vet du kommer til å ha, når du da har fått gjort alt. Bruk litt tid å finne den følelsen og ta vare på den. Den mestringsfølelsen. Dette er mestringsfølelsen!

Bare det at du gjør det som er beskrevet ovenfor, hjelper. Før du i det hele tatt har gjort noe med selve gjøremålene.

Du har fått oversikten og tar tilbake kontrollen!

Og det er en følelse vi ønsker å ha!

Hva er de fleste følelsene vi har på jobb, og hvordan kan få styring på de, og finnes det “gode, riktige følelser” på jobb? Det kommer i neste blogg.

Om du ønsker å få hjelp for deg selv eller til ditt team med tidsstyring, sjekk våre åpne kurs,  eller ta kontakt for bedriftsinterne kurs. De er ikke i kurskalenderen og holdes når det passer deg og der du ønsker.

2017-08-21T23:25:20+00:00 04/10/2014 16:05|Blogg|0 Comments